Politique de confidentialité

En vigueur le 1er novembre 2026 · Dernière mise à jour le 1er novembre 2026

Posipep aide les gestionnaires et les enseignants à garder leurs gens : ils notent en quelques secondes une reconnaissance, une correction ou une vraie conversation, et voient leurs propres habitudes. Cette politique explique quels renseignements personnels nous traitons, pourquoi, où ils sont conservés, qui peut les voir et comment exercer vos droits. Elle respecte la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25) et la loi fédérale canadienne (LPRPDE).

L'essentiel

Vos notes sont à vous. Seule la personne qui écrit une note peut la lire. Les RH et la direction n'y ont pas accès, et nous ne la lisons pas.
Les administrateurs voient des chiffres, pas des notes. Le nom d'un gestionnaire n'apparaît à côté de ses chiffres que s'il choisit de les partager.
Vos données restent au Canada. La base de données est à Montréal.
Aucune publicité, aucune vente de données, aucun témoin de suivi.
Posipep ne note jamais les employés ni les élèves et ne prend aucune décision à leur sujet.

1. Qui nous sommes et comment nous joindre

Posipep est un service conçu et exploité au Québec. La personne responsable de la protection des renseignements personnels est le fondateur de Posipep. Pour toute question ou demande : privacy@posipep.com.

2. Notre rôle : pour le compte de votre organisation

Quand une entreprise ou une école utilise Posipep pour son équipe, c'est elle qui décide de l'utiliser et qui est responsable des renseignements sur son personnel ou ses élèves. Posipep agit alors comme fournisseur de services : nous traitons ces renseignements seulement pour fournir le service, selon nos ententes avec l'organisation. Quand une personne utilise Posipep seule (forfait individuel), elle est responsable des notes qu'elle écrit, et nous agissons pour elle.

3. Les renseignements que nous traitons

Votre compte

Votre adresse courriel, votre nom si vous l'inscrivez, votre rôle (gestionnaire, RH, enseignant, direction) et votre organisation.
Les invitations envoyées par un administrateur : le courriel invité et le rôle prévu.

Votre carnet (gestionnaires et enseignants)

Ce que vous écrivez sur les membres de votre équipe ou vos élèves : prénom, rôle ou groupe, notes, suivis, plans de conversation et rencontres prévues.
Si vous les inscrivez : la date de début d'emploi et le jour et le mois d'anniversaire (jamais l'année), pour vous rappeler de souligner ces moments.

Posipep n'a aucun champ pour la santé, l'origine, la religion, l'orientation sexuelle, l'âge ou d'autres renseignements sensibles. Nous vous demandons de ne pas en écrire dans vos notes : notez des faits observés, pas des jugements sur la personne.

Les chiffres partagés

À partir de votre carnet, Posipep calcule des totaux (nombre de notes par semaine, reconnaissances, corrections, suivis en retard, plans ouverts, taille de l'équipe). Ces totaux ne contiennent ni texte ni nom de membre de l'équipe.

Renseignements techniques

Les journaux de connexion de notre fournisseur d'authentification (adresse IP, date et heure, navigateur), pour la sécurité.
Des statistiques de visite sans témoins (Cloudflare Web Analytics), qui ne vous identifient pas.
Dans votre navigateur : votre jeton de connexion et votre choix de langue. Une fois connecté, vos notes ne sont pas conservées dans le navigateur.

4. Pourquoi nous les utilisons

Vous connecter par lien courriel et vous donner accès selon votre rôle.
Afficher et conserver votre carnet, sur tous vos appareils.
Montrer aux administrateurs de votre organisation des totaux de groupe, et les chiffres d'un gestionnaire seulement s'il les partage.
Envoyer les courriels nécessaires au service (liens de connexion, rappels que vous activez).
Assurer la sécurité, prévenir les abus et corriger les problèmes.

Nous n'utilisons pas vos renseignements à des fins publicitaires, nous ne les vendons pas et nous ne créons pas de profils sur les employés ou les élèves.

5. Qui peut voir quoi

Vous : votre carnet complet.
Les RH ou la direction de votre organisation : la liste des personnes invitées et des totaux de groupe. Votre nom à côté de vos chiffres seulement si vous activez « Partager mes chiffres ». Les gestionnaires qui ne partagent pas apparaissent sans nom, et seulement quand au moins trois d'entre eux ne partagent pas. Jamais le texte des notes.
Les autres gestionnaires : rien de votre carnet.
Posipep : nous n'ouvrons pas les carnets. Un accès technique peut être nécessaire pour corriger un problème grave ou répondre à une obligation légale; il est alors limité au strict nécessaire et consigné.

Ces règles sont appliquées dans la base de données elle-même (sécurité au niveau des lignes), pas seulement dans l'application.

6. Où sont conservés vos renseignements, et nos fournisseurs

Fournisseur	Ce qu'il fait	Où
Supabase	Base de données et connexion : comptes, carnets, totaux	Canada (Montréal)
Cloudflare	Hébergement de l'application et du site, sécurité, statistiques sans témoins	Réseau mondial; aucune note n'y est conservée
Resend	Envoi des courriels de connexion (adresse courriel et lien seulement)	États-Unis
Anthropic	Fonctions d'IA (copilote, suggestions de formulation), lorsqu'elles sont activées et que vous les utilisez	États-Unis

Avant qu'un renseignement soit communiqué à l'extérieur du Québec, nous évaluons s'il y sera protégé adéquatement et nous encadrons cette communication par contrat. Nos fournisseurs ne peuvent utiliser vos renseignements que pour nous rendre leur service. Le texte envoyé aux fonctions d'IA ne sert pas à entraîner les modèles d'Anthropic.

Avant d'ajouter une intégration (Slack, Microsoft Teams, Google, Zoom), nous mettrons cette politique à jour pour indiquer exactement ce qui est lu, et elle ne sera active que si vous la connectez vous-même.

7. Combien de temps nous les gardons

Votre carnet : tant que votre compte est actif. Vous pouvez supprimer une note, une personne ou tout votre carnet (« Repartir à zéro ») en tout temps.
Quand une personne quitte l'équipe : les notes à son sujet sont supprimées; il ne reste qu'un bilan de vos propres habitudes, sans notes.
Quand votre compte est fermé : votre carnet est supprimé dans les 30 jours.
Copies de sauvegarde : effacées automatiquement au plus tard 30 jours plus tard.
Journaux techniques : conservés selon la durée de nos fournisseurs, généralement moins de 90 jours.

8. Sécurité

Les échanges sont chiffrés (HTTPS) et les données sont chiffrées au repos par notre fournisseur. Les accès sont limités par rôle dans la base de données. La connexion se fait par lien à usage unique, sans mot de passe à voler. Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous aviserons la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées, et nous tenons un registre des incidents.

9. Décisions automatisées

Posipep ne prend aucune décision au sujet d'une personne. Il ne calcule aucune note ou prédiction sur un employé ou un élève. Les suggestions de l'IA sont des propositions de formulation : c'est toujours vous qui décidez.

10. Élèves et écoles

Les élèves n'utilisent pas Posipep. Les notes sur les élèves sont écrites par leurs enseignants, pour le compte de l'école, qui demeure responsable de ces renseignements et du consentement requis. La direction ne voit que des totaux par groupe d'au moins trois enseignants.

11. Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos renseignements, leur correction, leur suppression, une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé (portabilité), ou retirer votre consentement. Si vous êtes un employé ou un élève mentionné dans les notes d'un gestionnaire ou d'un enseignant, adressez-vous d'abord à votre organisation, qui est responsable de ces renseignements; nous l'aiderons à vous répondre. Écrivez-nous à privacy@posipep.com; nous répondons dans les 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information du Québec ou, hors Québec, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

12. Témoins (cookies)

Nous n'utilisons aucun témoin publicitaire ni de suivi. L'application garde dans votre navigateur votre jeton de connexion et votre choix de langue, strictement nécessaires à son fonctionnement.

13. Changements

Si nous modifions cette politique de façon importante, nous l'indiquerons dans l'application avant que le changement prenne effet. La date de mise à jour figure en haut de la page.

Responsable de la protection des renseignements personnels : le fondateur de Posipep · privacy@posipep.com

Privacy policy

Effective November 1, 2026 · Last updated November 1, 2026

Posipep helps managers and teachers keep their people: in a few seconds they log a praise, a correction or a real conversation, and see their own habits. This policy explains what personal information we handle, why, where it is stored, who can see it, and how to use your rights. It follows Quebec's Act respecting the protection of personal information in the private sector (Law 25) and Canada's federal privacy law (PIPEDA).

The short version

Your notes are yours. Only the person who writes a note can read it. HR and school directors can't, and we don't read them.
Admins see numbers, not notes. A manager's name appears next to their numbers only if they choose to share them.
Your data stays in Canada. The database is in Montreal.
No ads, no selling data, no tracking cookies.
Posipep never scores employees or students and makes no decisions about them.

1. Who we are and how to reach us

Posipep is a service built and run in Quebec. The person in charge of protecting personal information is Posipep's founder. For any question or request: privacy@posipep.com.

2. Our role: on behalf of your organization

When a company or a school uses Posipep for its team, it decides to use it and is responsible for the information about its staff or students. Posipep then acts as a service provider: we handle that information only to provide the service, under our agreements with the organization. When someone uses Posipep on their own (Individual plan), they are responsible for the notes they write, and we act for them.

3. The information we handle

Your account

Your email address, your name if you enter it, your role (manager, HR, teacher, director) and your organization.
Invitations sent by an admin: the invited email and the planned role.

Your notebook (managers and teachers)

What you write about your team members or students: first name, role or class, notes, follow-ups, conversation plans and upcoming meetings.
If you enter them: the start date and the day and month of a birthday (never the year), to remind you to mark those moments.

Posipep has no fields for health, ethnicity, religion, sexual orientation, age or other sensitive information. Please don't write any in your notes: record facts you saw, not judgments about the person.

Shared numbers

From your notebook, Posipep calculates totals (notes per week, praise, corrections, overdue follow-ups, open plans, team size). These totals contain no text and no team member's name.

Technical information

Sign-in logs from our authentication provider (IP address, date and time, browser), for security.
Cookieless visit statistics (Cloudflare Web Analytics), which don't identify you.
In your browser: your sign-in token and your language choice. Once you're signed in, your notes are not kept in the browser.

4. Why we use it

To sign you in with an email link and give you access based on your role.
To show and keep your notebook, on all your devices.
To show your organization's admins group totals, and a manager's numbers only if that manager shares them.
To send the emails the service needs (sign-in links, reminders you turn on).
To keep the service secure, prevent abuse and fix problems.

We don't use your information for advertising, we don't sell it, and we don't build profiles of employees or students.

5. Who can see what

You: your whole notebook.
Your organization's HR or school director: the list of invited people and group totals. Your name next to your numbers only if you turn on "Share my numbers". Managers who don't share appear without a name, and only when at least three of them don't share. Never the text of a note.
Other managers: nothing from your notebook.
Posipep: we don't open notebooks. Technical access may be needed to fix a serious problem or meet a legal obligation; it is then limited to what's strictly needed and logged.

These rules are enforced in the database itself (row-level security), not only in the app.

6. Where your information is stored, and our providers

Provider	What it does	Where
Supabase	Database and sign-in: accounts, notebooks, totals	Canada (Montreal)
Cloudflare	Hosting for the app and website, security, cookieless statistics	Global network; no notes are stored there
Resend	Sends sign-in emails (email address and link only)	United States
Anthropic	AI features (co-pilot, wording suggestions), when they are turned on and you use them	United States

Before information is shared outside Quebec, we assess whether it will be adequately protected there and we cover that sharing with a contract. Our providers may use your information only to provide their service to us. Text sent to AI features is not used to train Anthropic's models.

Before adding an integration (Slack, Microsoft Teams, Google, Zoom), we will update this policy to say exactly what is read, and it will only be active if you connect it yourself.

7. How long we keep it

Your notebook: as long as your account is active. You can delete a note, a person or your whole notebook ("Start fresh") at any time.
When someone leaves the team: the notes about them are deleted; only a look-back at your own habits remains, with no notes.
When your account is closed: your notebook is deleted within 30 days.
Backups: erased automatically within 30 days after that.
Technical logs: kept for our providers' retention period, usually under 90 days.

8. Security

Traffic is encrypted (HTTPS) and data is encrypted at rest by our provider. Access is limited by role inside the database. Sign-in uses a one-time link, so there's no password to steal. If a confidentiality incident presents a risk of serious injury, we will notify Quebec's Commission d'accès à l'information and the people affected, and we keep a register of incidents.

9. Automated decisions

Posipep makes no decisions about anyone. It calculates no score or prediction about an employee or a student. AI suggestions are proposed wording: you always decide.

10. Students and schools

Students don't use Posipep. Notes about students are written by their teachers, on behalf of the school, which remains responsible for that information and for any consent required. The director only sees totals for groups of at least three teachers.

11. Your rights

You can ask to access your information, correct it, delete it, get a copy in a structured, commonly used technological format (portability), or withdraw your consent. If you're an employee or a student mentioned in a manager's or teacher's notes, please contact your organization first, since it is responsible for that information; we will help it answer you. Write to privacy@posipep.com; we answer within 30 days. If you're not satisfied, you can contact Quebec's Commission d'accès à l'information or, outside Quebec, the Office of the Privacy Commissioner of Canada.

12. Cookies

We use no advertising or tracking cookies. The app keeps your sign-in token and language choice in your browser, which it strictly needs to work.

13. Changes

If we change this policy in an important way, we'll say so in the app before the change takes effect. The update date is at the top of this page.

Person in charge of protecting personal information: Posipep's founder · privacy@posipep.com